プレイレポート / 兵庫県 – 第１回 – 業務改善ワークショップ

主催：兵庫県電子自治体推進協議会
（2020.12.17）
業務フローを整理して、最適なICTツールなどを検討するため
複数の自治体から同一業務の担当者が参加して、課題や工夫を共有し、
改善の方向性を見出すワークショップ。
ここで、「フロー脳」ゲームが活用されました。

兵庫県下の自治体の職員21名、5チームで実施。
参加団体：兵庫県／丹羽篠山市／赤穂市／姫路市／朝来市／佐用町／神戸市／
加古川市／太子町／芦屋市／川西市　（順不同）

セッション①（アイスブレーク）
練習として、例題の中から各チーム好きなテーマを選び、約20分間プレイ。
A.次のデートで別れを切り出すフロー
B.母にハンバーグをつくってもらうフロー
C.公務員の桃太郎が鬼退治をするフロー

ストーリーを広げすぎてゲーム終了までたどり着かずタイムアップになる、「フロー脳」ゲームのルールやカードの役割を覚えるために黙々と進める、などチームによってさまざま。
ゲーム性の高いアイスブレイクで、初対面だった参加者同士の距離も近くなりました。

セッション②（行政の汎用的なフローにチャレンジ）
実際の業務フローを描くまえに、自治体でよくあるテーマで、
「フロー脳」ゲームを約10分間プレイ。
A.各種申請の受理、処理
B.現場で調査を実施
C.複数の所属・職員から情報を集約
D.市民、事業者から参加者を募集

より業務に近い例題で、フローを並べます。
参加者たちはそれぞれカードを使って、業務を視覚的に体系化していきます。

セッション③（実際の業務をフロー化）
チームごとにフロー脳ゲームを使って約40分間、代表者の実際の業務をフロー化。カードを並べながら、仕事の実情を説明し、会話や質問をチーム内ですることで、課題と改善点を抽出していきました。
A.給与支払報告書、給与所得者異動届入力業務
B.住民税申告書入力業務
C.介護保険施設等からの問い合わせに係る回答
D.要支援者に対するケアプラン作成業務
E.長期優良住宅の普及の促進に関する法律に基づく認定申請の審査・認定業務

テーマは参加メンバー共通の業務を設定。県、市区町村、所属はちがっても同じ業務に携わる人たちと業務フローを整理することで、積極的な意見や情報の交換が行われました。実際に業務で使う書類を持ってきているチームもあり、それぞれを見比べて活発な意見が出ていました。
フローを眺めながら、手戻り、苦情、塩漬け、時間がかかる作業を洗い出し、その原因を抽出。 「それぞれの自治体では、どのように対応しているか？」「困ったことの原因を減らすためにできることは？」を話し合うことで、すぐに改善できること、改善すべき課題をチームで見つけだしました。
その後、各チームの代表者が振り返りを発表。
業務の課題や改善点、ワークショップの感想などを参加者全員で共有しました。
まとめとして、課題解決の方法や、ツールの紹介、ICT事業者との協働する取り組みなどが話され、ワークショップを締めくくられました。

同じ業務を行う人たちを集めることで、活発な意見や情報交換ができました。「フロー脳ゲーム」を使うことで業務の流れを視覚化し、課題は浮き彫りになりましたが、具体的な解決策を見つけることができたチームは少ないという結果になりました。今後もこのワークショップは予定ですので、課題解決の提示、参加者同士の勉強会のセッティグなど、プログラム内容の改良に取り組み、皆さんの業務改善につなげたいと考えます。